เจ้าของบริษัทหลาย ๆ คน ยังมีความเข้าใจผิดเกี่ยวกับนิยามและวิธีการใช้ KPI เราจะไปดูกันว่าวิธีการใช้ KPI ที่ถูกต้องนั้นเป็นอย่างไร และจะสามารถนำไปปรับใช้กับกิจการที่ทำอยู่อย่างไรบ้าง
KPI คำนี้หลายคน โดยเฉพาะคนทำงานมักจะได้ยินบ่อย ๆ เวลาเจ้านายบอกว่า “บริษัทของเราจะปรับขึ้นเงินเดือนหรือมีโบนัสให้พนักงานก็ต่อเมื่อพนักงานทำงานได้ถึงเกณฑ์ที่กำหนดโดยมี KPI เป็นตัวชี้วัด” หลายคนได้ยินบ่อยแต่ไม่รู้ว่า จริง ๆ แล้ว KPI มันแปลว่าอะไร กระปุกดอทคอมจะบอกให้ทราบครับว่า KPI คืออะไร
KPI ย่อมาจาก Key Performance Indicator เป็นการวัดความก้าวหน้าของการบรรลุปัจจัยหลักแห่งความสำเร็จ หรือผลสัมฤทธิ์ขององค์กร โดยเทียบผลการปฏิบัติงานกับมาตรฐานหรือเป้าหมายที่บริษัทตั้งไว้ องค์กรสามารถใช้ผลของการวัดและการประเมินความก้าวหน้าของการบรรลุวิสัยทัศน์ขององค์กร เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานก็ได้ครับ
แต่จะว่าไปเกือบทุกบริษัทก็มีการใช้ KPI มาวัดผลสัมฤทธิ์ของการทำงานเหมือนกันหมด แต่ทำไมบางบริษัทก็ประสบความสำเร็จ บางบริษัทก็ไม่ประสบความสำเร็จ บังเอิ๊ญ บังเอิญ กระปุกดอทคอมไปอ่านเจอบทความดี ๆ จากหนังสือ Secret โดยคุณชลธิดา แสงใสแก้ว ที่อธิบายถึงการใช้ KPI ให้เป็นเกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กร เลยขออนุญาตนำมาเสนอให้รู้กัน พูดมาขนาดนี้ชักอยากจะรู้แล้วสิว่าการใช้ KPI ให้เกิดประโยชน์กับบริษัทเขาทำอย่างไรกัน เพื่อไม่ให้เสียเวลา เราไปดูกันเลยดีกว่า
“ผู้บริหารดี ๆ จะตั้งเป้าหมายทั้งทางโลก ทางธรรมทางสิ่งแวดล้อม และมีน้ำใจกลับสู่สังคม”
ก่อนเปิดบริษัท สิ่งแรกที่ผู้บริหารควรคำนึงคือ การตั้งเป้าหมายที่ครอบคลุมทุกส่วน ทั้งทางโลกนั่นคือ ได้รับผลกำไรอย่างเหมาะสมทั้งตัวเองและลูกน้อง ทางธรรมคือ ทุกคนในบริษัทมีความสุข มีศีลธรรมเป็นเครื่องยึดเหนี่ยวจิตใจ ทางสิ่งแวดล้อมคือ บริษัทควรคำนึงถึงผลกระทบที่มีต่อธรรมชาติหรือสิ่งแวดล้อม และสิ่งสุดท้ายคือ การมีน้ำใจตอบแทนคืนสู่สังคม
Step 2 ยุทธศาสตร์ต้องนำหน้า
การบริหารต้องมี “ยุทธศาสตร์” เป็นสิ่งสำคัญในการทำงาน ยุทธศาสตร์ คือ แผนการ หรือนโยบายในการทำงาน ครอบคลุมถึงการวางแผนขั้นตอนการทำงานทั้งหมด ตั้งแต่การวิเคราะห์จุดแข็ง - จุดอ่อนของบริษัทการคัดเลือกพนักงาน การศึกษาข้อมูลใหม่ ๆ อยู่เสมอ ไปจนถึงการคาดการณ์ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นเพื่อหาทางป้องกันและแก้ไข
Step 3 กำหนดให้ดี KPI
KPI หรือ Key Performance Indicator คือดัชนีที่ใช้วัดผลงานเพื่อให้ผู้บริหารได้ทราบถึงขีดความสามารถ สมรรถนะความคืบหน้า คุณภาพ และปริมาณของกิจกรรมต่าง ๆ ที่ได้ทำตามแผนหรือยุทธศาสตร์ที่วางไว้ ซึ่ง KPI แต่ละชนิดจะแตกต่างกันไปตามประเภทธุรกิจและกิจกรรม หรือเรียกง่าย ๆ ว่า KPI คือตัวสะท้อนยุทธศาสตร์ของผู้บริหารก็ได้
KPI กับความเข้าใจผิด ๆ
อย่าเอา KPI มาวัดเพื่อขึ้นเงินเดือน ปรับตำแหน่ง หรือให้โบนัสพนักงาน เพราะจะกลายเป็นว่า KPI เป็นตัวทำลายขวัญกำลังใจเสียเปล่า ๆ เนื่องจากพนักงานมากมายรู้สึกว่าตนเองกำลังถูกบริษัทจับผิดอยู่ตลอดเวลา บางคนจึงเริ่มทำงานแบบเอาตัวรอดไปวัน ๆ เพื่อไม่ให้ตก KPI บ้าง โยนความผิดให้คนอื่นบ้าง ผักชีโรยหน้า สร้างภาพสร้างตัวเลยขึ้นมา เพื่อไม่ให้โดยผู้บริหารตำหนิ สุดท้าย นอกจาก KPI จะไม่ช่วยบริษัทให้รุ่งเรืองแล้ว กลับทำให้ขวัญกำลังใจและสมรรถภาพคนในองค์กรเสื่อมโทรมลงไปยิ่งกว่าเดิม
Step 4 พร้อมแล้วลงมือลุย !
หลังจากวางยุทธศาสตร์และกำหนด KPI เรียบร้อยแล้ว ก็ถึงขั้นตอนสำคัญคือ การลุยงานตามแผนที่วางไว้ทั้งหมด พร้อมจดจำทั้งข้อดีและข้อบกพร่องต่าง ๆ เพื่อนำไปเปรียบเทียบกับ KPI ที่ได้ทั้งเอาไว้ ทั้งนี้ผู้บริหารไม่ควรเน้นที่ผลลัพธ์มากเกินไป แต่ควรใส่ใจในยุทธศาสตร์หรือกระบวนการทำงานมากกว่า
KPI ในสมัยโบราณ
“การวัด KPI มีมาตั้งแต่สมัยโบราณเวลารบกัน แต่ละฝั่งจะติดเสาธงเล็ก ๆ สีต่าง ๆ ไว้ที่กลางหลังตรงที่เก็บกระบอกธนู ธงสีเหล่านี้มีไว้ใช้ในการนับจำนวนคน เพราะเหนือขึ้นไปบนภูเขาสูงซึ่งเป็นสถานที่ปัญหาการรบจะมองเห็นทหารทั้งหมด
“มีนายทหารคนหนึ่งคอยนับเสาธงสีเหล่านั้น เพื่อแทนการนับจำนวนทหารที่ยังคงมีชีวิตรอด หรือทหารที่เสียชีวิตไปแล้ว แล้วแม่ทัพจะนำมาวางแผนยุทธศาสตร์การรบต่อไป”
Step 5 สุนทรียสนทนาคือหัวใจ
หัวใจสำคัญของการใช้ KPI ให้ได้ผลคือ ผู้บริหารและพนักงานควรเปิดใจคุยกันยิ่งบ่อยเท่าไรยิ่งดี มีศิลปะในการพูด เน้นแก้ปัญหา ไม่ใช่โบ้ยปัญหา ไม่ใช้อารมณ์ไม่ดูถูกดูหมื่นหรือประชดประชันกัน เน้นหาแนวทางแก้ไขปัญหาร่วมกัน การพูดคุยกันอย่างเปิดอกนี้จะทำให้ทราบถึงปัญหาของการทำงานที่แท้จริง และแก้ไขได้อย่างตรงจุดในเวลาอันรวดเร็ว
Step 6 “พัฒนางาน” ควบคู่ พัฒนาใจ”
อย่าปล่อยให้กิเลสที่มาพร้อม KPI ควบคุมจิตใจของคุณ จะไม่เกิดประโยชน์เลย ถ้าผลการประเมิน KPI ออกมาสูง แต่พนักงานในบริษัททะเลาะ หักหลังกัน หรือไม่ทำงานเป็นทีม KPI ที่ดีที่สุดในโลกคือ การวัดจากของเราเอง ว่าเกิดอาการไม่พึงประสงค์กี่ครั้ง เราสร้างสติต่อเนื่องได้แค่ไหนควบคุมจิตใจและอารมณ์ของตัวเองให้สงบได้เพียงใด ผลของ KPI ที่ดีที่สุดอยู่ที่จิตใจเรานี่แหละที่จะทำให้เราได้องค์กรอัจฉริยะ องค์กรที่มีการเรียนรู้ และเติบโตรวดเร็วอย่างคาดไม่ถึง
KPI จะสำเร็จ ถ้าผู้บริหารมี "ฆราวาสธรรม 4" คือ
1. สัจจะ คือ ความจริง รักษาคำพูด เป็นคนตรง ไม่หลอกลวงลูกค้า และไม่โกหกลูกน้อง
2. ทมะ หรือภาษาญี่ปุ่นเรียกว่าไคเซ็น (Kaizen) คือ พัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง
3. ขันติ คือ อดทน ผู้บริหารที่ดีควรมีขันติ ไม่วีนลูกน้อง ไม่โมโหคู่แข่ง
4. จาคะ คือ บริจาค ซึ่งหมายรวมถึงการเอากิเลสออกจากใจ เอาความตระหนี่ออกจากตัวด้วย
เพียงเรียนรู้และเข้าใจ ความสำเร็จก็ไม่ไกลเกินเอื้อม
ขอขอบคุณข้อมูลจาก
