ตารางบันทึกค่าใช้จ่ายแบบครอบครัว ช่วยกันบริหารก็ควบคุมค่าใช้จ่ายไม่ให้รั่วไหลได้
การบันทึกรายรับ-รายจ่าย คือหนึ่งวิธีการบริหารเงินที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ซึ่งเป็นสิ่งใกล้ตัวที่เราสามารถทำได้ง่าย ๆ โดยไม่ต้องพึ่งพาความรู้ทางด้านการเงินมากนัก จึงทำให้หลายครอบครัวหันมาบันทึกรายรับ-รายจ่ายต่าง ๆ กันมากขึ้น อย่างเช่นครอบครัวของคุณ nuohpuja สมาชิกเว็บไซต์พันทิปดอทคอม ที่ใช้วิธีบันทึกรายรับ-รายจ่ายในการบริหารเงินภายในครอบครัวแบบกระเป๋าเดียวร่วมกันทั้งตัวเขาเองและภรรยา ทำให้สามารถควบคุมและประเมินรายรับ-รายจ่ายต่อเดือนได้อย่างชัดเจน แถมยังนำไฟล์บันทึกค่าใช้จ่ายที่ออกแบบเพิ่มเติมด้วยตัวเองมาแจกกันแบบฟรี ๆ ไม่มีกั๊ก
ความเป็นมาของการสร้างไฟล์นี้ขึ้นมา เนื่องจากผมและภรรยามีการบริหารบัญชีของครอบครัวแบบกระเป๋าเดียวกัน ทำให้ต้องมีการบันทึกบัญชีรายรับ-รายจ่ายด้วยกันทั้งสองฝ่ายเพื่อต้องการคำนวณหาค่าใช้จ่ายและรายรับที่แท้จริงของครอบครัว เมื่อก่อนก็ลองทำหลาย ๆ วิธี
1. ไม่ว่าจะเป็นจดใส่สมุด แล้วก็มากรอกใส่คอมไว้ แต่ก็เลิกไปเพราะขี้เกียจมาขีดเส้นตารางและต้องมาบวกลบกันเอง
2. พิมพ์กระดาษออกมาเป็นตารางและแยกกรอกของใครของมัน ทำอยู่ได้สักครึ่งปีก็เลิกทำ
3. เก็บข้อมูลโดยใช้ App ใน Smart Phone เหมือนแก้ปัญหาในข้อ 1 และข้อ 2 ได้ดีแต่มันไม่สามารถแชร์ไฟล์ให้คู่สมรสดูได้ และที่สำคัญหากเราต้องการทำงบกระแสเงินสดก็ต้องมากรอกข้อมูลใหม่อีก
จากปัญหาทั้งหมดก็เลยมานั่งคิดว่าจะทำอย่างไรดี จนได้มาเห็นไฟล์ Template ของ Google Sheets ชื่อไฟล์ว่า Monthly Budget ซึ่งทุกคนที่มี Account ของ Google สามารถเรียกใช้ไฟล์นี้ได้ฟรี
พอเห็นไฟล์นี้ก็เลยมานั่งดูว่ามันตรงกับความต้องการไหม พบว่าส่วนใหญ่ดี แต่ขาดส่วนที่เราต้องการไปบ้างก็เลยแก้ไขไฟล์และเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมให้ตรงกับความต้องการใช้งานในหลาย ๆ ส่วนดังนี้
1. แยกบัญชีเงินสดระหว่างผมกับภรรยา
2. เพิ่มช่องคงเหลือ เพื่อให้มองเห็นภาพว่า ณ ขณะนี้เงินสดเหลือในกระเป๋าเราเท่าไหร่ ลืมไปวางตรงไหน ลืมในกระเป๋ากางเกงบ้างไหม และที่สำคัญภรรยาสามารถมาตรวจสอบเงินในกระเป๋า หรือ รายจ่ายของผมได้ด้วย อันนี้สำคัญมาก ****สำหรับคนกลัวเมียเหมือนผม*** 5555
3. เพิ่มบัญชีที่ใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิต แยกประเภทบัตรเครดิตด้วยว่าเรารูดบัตรผ่านบัตรใดไปบ้าง
4. เพิ่มบัญชีรายรับ-รายจ่ายของบัญชีธนาคาร แยกรายบัญชี
5. จากข้อมูลทั้งหมดเชื่อมโยงไปถึงการจัดทำงบกระแสเงินของครอบครัวได้ด้วยอย่างดี
6. สามารถกำหนด Budget การใช้จ่ายได้ด้วยว่า มีตัวใดบ้างที่เราใช้เกินที่เราตั้งไว้
เมื่อแก้ไขไฟล์ให้ตรงกับความต้องการแล้วปรากฏว่าภรรยาผมชอบมาก สามารถดูได้ทันทีว่าเดือนนี้ถอนเงินไปกี่ครั้งแล้ว ใช้จ่ายอะไรไปบ้าง อะไรบ้างเกินงบ แยกประเภทบัญชีได้ ใช้บัตรเครดิตไปเท่าไหร่ ใช้เงินสดไปเท่าไหร่ เค้า Happy มาก ๆ
ซึ่งพื้นฐานของการวางแผนการเงินของครอบครัวก็คือเรื่องการบริหารบัญชีรายรับ-รายจ่าย หากครอบครัวใดไม่สามารถบริหารรายรับ-รายจ่ายด้วยการทำงบกระแสเงินสดออกมาได้ ก็ไม่สามารถมองเห็นได้ว่า ครอบครัวเราเหลือกระแสเงินสดสุทธิที่จะสามารถนำไปลงทุน เพื่อเพิ่มพูนความมั่งคั่งของครอบครัวได้ต่อไป และตัวผมก็ได้ทำงานเกี่ยวกับการวางแผนการเงินและมองเห็นว่าเรื่องนี้สำคัญซึ่งบางคนไม่ชำนาญเรื่องการใส่สูตร ใส่ตารางคำนวณ ผมก็เลยนำมาแชร์ให้เป็นประโยชน์ต่อบุคคลอื่น ๆ ไฟล์นี้พื้นฐานมาจากไฟล์ของ Google เพราะฉะนั้นไม่มีลิขสิทธิ์ใด ๆ กับไฟล์นี้ สามารถนำไปแจกจ่าย แก้ไข ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง โดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบ หรือหากพบข้อผิดพลาดใดในไฟล์ก็แจ้งให้ทราบเพื่อจะได้มีประโยชน์ต่อคนอื่น ๆ นะครับ
- ดาวน์โหลดไฟล์ที่นี่
ประโยชน์
1. บันทึกรายการรายรับ-รายจ่าย
2. กำหนดงบประมาณรายรับ-รายจ่าย
3. ตรวจสอบยอดเงินสดคงเหลือแยกบุคคล
4. สรุปบัญชีรายจ่ายเงินสด
5. สรุปบัญชีรายจ่ายบัตรเครดิต
6. สรุปบัญชีรายจ่ายผ่านธนาคาร
7. สรุปบัญชีกระแสเงินสด
8. เป็นไฟล์ออนไลน์สามารถเปิดดูได้จากทุกอุปกรณ์ ผ่านบัญชีของ google
สิ่งที่ต้องเตรียม
1. อุปกรณ์ที่จะต้องใช้งาน ไม่ว่าจะเป็น iphone ipad android ที่ลง App Google Sheets
2. คอมพิวเตอร์ที่มี Chrome Browser
3. Google Account
เริ่มต้นใช้งาน
1. เข้า Sheet Start
1.1 กำหนดประเภทของรายรับ สูงสุด 6 รายการ
1.2 กำหนดประเภทของบัญชีธนาคาร สูงสุด 8 รายการ
1.3 กำหนดประเภทของบัตรเครดิต สูงสุด 8 รายการ
1.4 กำหนดประเภทของบัญชีผู้ใช้งานสูงสุดได้ 2 คน
2. บัญชีรายจ่ายกำหนดไว้สูงสุด 10 ประเภทไม่สามารถเปลี่ยนแปลงรายการได้ โดยมีประเภทของรายจ่ายดังนี้
3. เริ่มต้นใช้งาน
โดยไปที่ sheet ที่ใช้เป็นชื่อเดือน 12 เดือน เช่น เริ่มต้นกรอกที่เดือนมกราคม ก็ไป Sheet Jan ตาราง 2 ช่องด้านซ้ายเป็นตารางรายจ่ายของ 2 บัญชี เราก็เริ่มต้นกรอกข้อมูลโดยบันทึกยอดเงินรายจ่ายโดยไม่ต้องกรอกวันที่ ตัวโปรแกรมจะทำการกรอกวันที่ให้โดยอัตโนมัติ เรากรอกเฉพาะยอดเงินและกรอกประเภทของรายจ่าย ถ้าเราต้องการทราบว่ารายจ่ายนั้นคืออะไรก็เขียนคำอธิบายเอาไว้ด้วย
การเลือกประเภทของรายจ่ายเป็นส่วนสำคัญ เพราะหากไม่เลือกหรือกรอกข้อมูลเองโดยไม่ตรงกับหมวดหมู่ที่กำหนดไว้ ตัวโปรแกรมจะไม่นำรายจ่ายนั้นมารวมในยอดรวมทั้งหมด หากเราไม่ต้องการให้รายรับหรือรายจ่ายนั้นอยู่ในยอดรวมก็ไม่ต้องกำหนดประเภทของรายรับหรือรายจ่าย เช่น การโอนย้ายเงินระหว่างบัญชี 2 บัญชี ยกตัวอย่างเช่น ภรรยาโอนเงินให้สามี เราก็กรอกรายจ่ายในช่องบัญชีของภรรยาและในช่องรายรับของสามีก็กรอกเป็นรายรับเอาไว้โดยไม่ต้องลงประเภท เพราะรายจ่ายและรายรับสองประเภทนี้ไม่ถือว่าเป็นรายรับของครอบครัว เพียงแต่เป็นการโอนย้ายระหว่างบัญชีเท่านั้น ลองดูตามตัวอย่างนะครับ
ส่วนตารางที่ 3 จะเป็นตารางบันทึกรายจ่ายที่จ่ายผ่านบัตรเครดิต ผมไม่ได้ทำช่องวันที่ไว้ให้เพราะตารางนี้ตั้งใจเอาไว้ให้กรอกให้ข้อมูลตรงตาม statement ของบัตรเครดิตที่ส่งมาให้เราในเดือนถัดมา เพราะบัญชีงบส่วนบุคคลเป็นบัญชีที่เราใช้จ่ายเป็นเกณฑ์เงินสด
ส่วนตารางที่ 4 เป็นตารางที่เป็นการบันทึกรายรับ-รายจ่ายผ่านบัญชีธนาคาร เมื่อเรากรอกข้อมูลทั้งหมดแล้วเราสามารถเรียกดูรายงานตามบัญชี การจ่ายเงินสด การจ่ายบัตรเครดิตหรือการจ่ายผ่านบัญชีธนาคารได้ตาม sheet ตัวถัดไป รวมทั้งสามารถดูสรุปเป็นงบกระแสเงินสดของครอบครัวได้ด้วยเช่นเดียวกัน ทั้งหมดนี้ท่านสามารถดูตามตัวอย่างได้เลยนะครับ
4. หน้า Budget ใช้สำหรับตั้งและดูงบประมาณในแต่ละเดือนว่าเกินหรือขาดจากงบที่เราตั้งไว้ไหม เราสามารถเปลี่ยนเดือนได้โดยไปที่ ชื่อเดือน แล้วก็เลือกเปลี่ยนเดือนตามต้องการ
เรียกได้ว่าเป็นการบริหารเงินโดยการใช้บันทึกรายรับ-รายจ่ายได้อย่างเป็นระบบเลยทีเดียว ครอบครัวไหนสนใจก็ดาวน์โหลดไฟล์ของเจ้าของกระทู้ไปใช้กันนะคะ ให้การบริหารเงินภายในครอบครัววิธีนี้เป็นตัวช่วยให้มีสภาพคล่องทางการเงินในครอบครัวมากขึ้น เพื่อความมั่นคงทางการเงินในอนาคตค่ะ
ขอขอบคุณข้อมูลจาก
คุณ nuohpuja สมาชิกเว็บไซต์พันทิปดอทคอม
